定款は会社を運営するときに必要な書類の1つで、絶対に記載しなければならない項目が複数存在しています。

それは会社名または商号、事業の目的、本社の所在地、設立時の出資される最低資本金、発起人の名前と住所、発行可能な株式総数などです。これがないと運営するための資金を金融機関から借りることもできないし、行政への許認可や補助金申請なども行うこともできません。なお株式会社などは公証役場に出向いてそのための手続きを行う必要があります。その定款は旧来は紙の書類でしたが、近年になって電子化が認められました。

その電子化された定款を電子定款と呼ばれています。電子定款を作成するメリットは紙の定款と比較して印紙代の4万円が免除されることです。電子定款の作成はパソコンの文書作成ソフトで文書を作成した後にPDFファイル化し、そこに電子署名を行います。それができると法務省のオンライン申請ソフトを利用して公証役場へ送信します。なお電子定款を保存するために使用する媒体は主にUSBまたはCD-Rです。

しかしUSBまたはCD-Rに保存する作業は公証役場の担当者であり、会社関係者は行えません。ただその電子定款を作成するには会社自らがすべてを行うと専用ソフトやICカードリーダライタなどを用意しなければならず、その費用は印紙代の4万円を超えるともいわれています。そのため定款の電子化作業は会社自らがすべてを行わず、代行サービスを行う業者に依頼するやり方が一般的となってます。代行業者に依頼するほうが費用の相場が印紙代よりも下回るからです。

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