紙の書類ではなく、電子データで作成された定款が電子定款であり、パソコンやインターネットが普及したことで、会社設立のために必要な資料として使用が認められています。

紙の定款と比べたときの大きな違いに印紙代が不要になることが挙げられ、4万円の節約になります。この違いがあるので電子定款を利用した方が得に見え、実際に利用する企業が多いですが、特徴を理解していないと損になる場合もあるので注意が必要です。電子データであれば何でも利用できるものではなく、フォーマットが指定されています。最初は紙の定款と同じようにワードなどの文書作成ソフトを使って書類を作成し、その後にPDFファイルに変換します。

このときに使用する変換ツールが電子定款が必ず得になるとは言えない要因です。データの正当性を証明できるように署名挿入機能が求められますが、無料のツールにはこの機能がありません。所持していなければ3万5千円程度のツールを購入するため、印紙代で浮かせた費用の大半がここでなくなります。また、この署名のデータを取得するための費用もかかります。

住基カードのICチップに保存されている電子証明書を読み取るにはICカードリーダライタを使いますが、この価格が数千円です。合計すると4万円を超えることもあるので、費用面のメリットがなくなります。これは個人で全ての手続きを行おうとした場合の出費なので、定款を作成した後は専門家に依頼すると節約が可能です。使用するツールは揃っているので、依頼料が4万円以下のところも多いです。

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